Informatie -en communicatiemanagement (punt 18 tot 20)

Informatie –en communicatiemanagement zijn specialistische managementdomeinen die beiden betrekking hebben op het middel informatie en de hieraan gekoppelde informatiestromen. Informatiemanagement, wat eerder technisch is, richt zich tot de vormgeving en het beheer van de informatiestromen. Communicatiemanagement heeft daarentegen betrekking op een welbepaald doel van informatiestromen, namelijk de communicatie of persoonsgebonden informatie-uitwisseling tussen mensen bewerkstelligen.

18.1 Activiteiten

18.1.1 Informatiemanagement

• Het identificeren van functionele informatienoden
• Het doorvertalen van functionele informatienoden naar technische informatienoden
• Het ontwerpen van informatiesystemen
• Het operationaliseren van informatiesystemen
• Het beveiligen van informatiesystemen
• Het organiseren van de informatiemanagementtaken
• Het opvolgen en aanpassen van het informatiemanagement

18.1.2 Communicatiemanagement

• Het identificeren en typeren van de betrokken mensen (zender, ontvanger, doelpubliek, …)
• Het opstellen en uitwerken van het voorwerp van de communicatie (de boodschap)
• Het kiezen van een communicatiekanaal: het medium
• Het opbouwen van een relatie tussen zender en doelpubliek
• Het organiseren van de communicatiemanagementtaken
• Het opvolgen en desgewenst aanpassen van het communicatiemanagement

19. Technieken, instrumenten, richtlijnen en principes

Elke info/commu-activiteit hanteert zijn eigen technieken, instrumenten, richtlijnen en principes.

19.1 Het identificeren van functionele informatienoden

Om functionele informatienoden te identificeren kan de organisatie een beroep doen op een interne en een externe omgevingsanalyse. Bij de interne omgevingsanalyse kan er gebruik worden gemaakt van de toegevoegde waardeketting. Bij de omgevingsanalyse kan er gebruik gemaakt worden van diverse informatieverzamelingsmethoden –en technieken.

19.2 Het ontwerpen, operationaliseren en beveiligen van informatiesystemen

Het instrumentarium is zeer technisch van aard (IT). Naast de technische richtlijnen, worden er echter ook enkele juridische en ethische principes uiteengezet binnen het management:

• Informatierechten –en plichten: o.a. privacy
• Eigendomsrechten –en plichten: hoe wordt intellectuele eigendom beschermd?
• Aansprakelijkheid: wie is er aansprakelijk indien de rechten worden geschonden?

19.3 Het identificeren en typeren van de betrokken mensen en partijen

Hier wordt grote aandacht aan besteed binnen management, aangezien het feit dat communicatieboodschappen steeds gecodeerd moeten worden door de zender van de informatie en dit kan leiden tot andere interpretaties bij de ontvanger dan de intenties die bedoeld waren. Dit noemt men ruis. De technieken die dit tegengaan zijn grotendeels vergelijkbaar met die van marketingmanagement.

19.4 Het opstellen en uitwerken van de boodschap

Communicatie, dat vaak spreek of schrijftechnisch is, moet ondubbelzinnig, helder en verstaanbaar zijn:

• Kies een welbepaalde stijl conform de doelgroep
• Wees selectief met woorden en kiest de beste passende
• Maak samenhangende alinea’s
• Kies voor bondige, efficiënte boodschappen

Tevens wordt er melding gemaakt van soorten boodschappen:

• De routineboodschap
• De slecht-nieuwsboodschap
• De overredende boodschap
• De zakelijke of informatie boodschap

19.5 Het kiezen van een informatiekanaal

Hieromtrent zijn er verschillende mogelijke communicatiekanalen: e-mail, een brief, …

20. Relevante basisvakgebieden

• Psychologie
• Sociologie
• Economie
• Recht
• Technologie