De fasen van het inkoopproces
Er gaat veel vooraf aan een uiteindelijke inkoop beslissing.
Het inkoopproces begint met de constatering van een probleem, een inkoopbehoefte en eindigt met de beschikbaarstelling van het gevraagde/gekochte product aan de gebruiker binnen de organisatie. Vier hoofdfasen.
1. Specificeren
Onderhandelen = alternatief voor het aanvragen van offertes. eerst offerte aanvragen en vervolgens onderhandelen met de geselecteerde leverancier(s).
Approved vendor list = voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers
Prekwalificatie = de eerste selectie van leveranciers
Shortlist = diverse criteria een beperkt aantal leveranciers geselecteerd
De verkregen offertes worden vergeleken en, afhankelijk van het betreffende product, voorgelegd aan de gebruikers.
3. Onderhandelen en contracteren
De offerte-evaluatie
met de leverancier verder moeten worden onderhandeld over de uiteindelijke overeenkomst, de prijs en andere condities in het contract.
definitieve leverancierskeuze
4. Bestellen en bewaken
Plaatsen en bewaken van de orders, toegezien of de gemaakte afspraken nakomen.
Orderbewaking is het bewaken van de levertijden, de geleverde hoeveelheden en eventuele certificaten en documenten
Na levering:
vendor rating = formele methode voor leveranciersbeoordeling (objectieve beoordeling).
Primaire inkoop
Direct bedoeld voor het productieproces
- grondstoffen, halffabrikaten, componenten
- deel van de kapitaalgoederen
- diensten mbt tot deze kapitaalgoederen
- handelsgoederen
- just-in-timeprincipe
Facultatieve inkoop
- Automatisering en telematica
– Hardware, software, telefooncentrales, infrastructuur, IT-projecten
- Huisvesting
– Nieuw- en verbouw, onderhoud, inrichting (meubilair, stoffering), schoonmaakdiensten, bewaking en beveiliging, groenvoorziening, kantine/catering
- Kantoorbenodigdheden
– Apparatuur, artikelen (pennen, hangmappen, enz.), papier/enveloppen, drukwerk, verzending post en pakketten
- Professionele diensten
– Vervoer/Dienstreizen, lease-auto’s, organisatieadvisering, marketing- en marktonderzoekbureaus, juridische bijstand, accountantsdiensten
De inkoopportfoliobenadering van Kraljic
- Pareto principe : 20-80
- Winst : hoge prijs, groot inkoopaandeel
- Inkooprisico : weinig leveranciers, hoge overstapkosten, technologische samenwerking
- Routineproducten: bundeling
- Knelpuntproducten: overspecificatie
- Hefboomproducten: ‘purchasers delight’
price – nonprice
- Strategische producten: samenwerking
