Er gaat veel vooraf aan een uiteindelijke inkoop beslissing.

Het inkoopproces begint met de constatering van een probleem, een inkoopbehoefte en eindigt met de beschikbaarstelling van het gevraagde/gekochte product aan de gebruiker binnen de organisatie. Vier hoofdfasen.

1. Specificeren

Onderhandelen = alternatief voor het aanvragen van offertes. eerst offerte aanvragen en vervolgens onderhandelen met de geselecteerde leverancier(s).

Approved vendor list = voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers

Prekwalificatie = de eerste selectie van leveranciers

Shortlist = diverse criteria een beperkt aantal leveranciers geselecteerd

De verkregen offertes worden vergeleken en, afhankelijk van het betreffende product, voorgelegd aan de gebruikers.

3. Onderhandelen en contracteren

De offerte-evaluatie

 met de leverancier verder moeten worden onderhandeld over de uiteindelijke overeenkomst, de prijs en andere condities in het contract.

 definitieve leverancierskeuze

4. Bestellen en bewaken

Plaatsen en bewaken van de orders, toegezien of de gemaakte afspraken nakomen.

Orderbewaking is het bewaken van de levertijden, de geleverde hoeveelheden en eventuele certificaten en documenten

Na levering:

vendor rating = formele methode voor leveranciersbeoordeling (objectieve beoordeling).

Primaire inkoop

Direct bedoeld voor het productieproces

- grondstoffen, halffabrikaten, componenten
- deel van de kapitaalgoederen
- diensten mbt tot deze kapitaalgoederen

- handelsgoederen
- just-in-timeprincipe

Facultatieve inkoop

• Automatisering en telematica

– Hardware, software, telefooncentrales, infrastructuur, IT-projecten

• Huisvesting

– Nieuw- en verbouw, onderhoud, inrichting (meubilair, stoffering), schoonmaakdiensten, bewaking en beveiliging, groenvoorziening, kantine/catering

• Kantoorbenodigdheden

– Apparatuur, artikelen (pennen, hangmappen, enz.), papier/enveloppen, drukwerk, verzending post en pakketten

• Professionele diensten

– Vervoer/Dienstreizen, lease-auto’s, organisatieadvisering, marketing- en marktonderzoekbureaus, juridische bijstand, accountantsdiensten

De inkoopportfoliobenadering van Kraljic

- Pareto principe : 20-80

- Winst : hoge prijs, groot inkoopaandeel

- Inkooprisico : weinig leveranciers, hoge overstapkosten, technologische samenwerking

- Routineproducten: bundeling

- Knelpuntproducten: overspecificatie

- Hefboomproducten: ‘purchasers delight’
price – nonprice

- Strategische producten: samenwerking

= professionele inkoop

 de verschillen met consumenten

Problem solving unit (PSU) = deel van DMU

De Decision Making Unit (DMU)

= de groep personen die betrokken zijn bij het inkoopproces, hebben invloed op de koopbeslissing.

= buying centre

= koopcentrum.

De rol van ieder DMU-lid hangt voor een belangrijk deel samen met de functie die men in de organisatie bekleed.

 Binnen de DMU: de verschillende rollen

Gebruikers zijn functionarissen die later met het product zullen gaan werken

 afhankelijk van de aard van het product

Beïnvloeders zijn personen die door middel van (on)gevraagd advies de uitkomst van het inkoopproces kunnen beïnvloeden.

Kopers zijn bevoegd om te onderhandelen met leveranciers over contractvoorwaarden.

 zij plaatsen ook de bestellingen en bewaken de orders.

Beslissers bepalen de leverancierskeuze.

- Routinematige aankopen: de inkopers die de rol van beslisser vervullen.

- Complexe producten is minder duidelijk.

- Bij technisch complexe producten: technici in het bedrijf,

- Bij een hoog commercieel risico: inkopers en financieel deskundigen

Gatekeepers beheersen de informatiestroom

 vb. secretaresse van een technisch directeur de rol van gatekeeper.

In andere gevallen is het de inkoper